|
|
- Основы работы с MICROSOFT ACCESS
2002
- Общие сведения о Microsoft Access 2002
Настоящая глава
адресована тем пользователям, которые только приступают к использованию Access
в своей работе. Поэтому мы даем в ней основные понятия, касающиеся баз данных
и систем управления базами данных, которые потребуются нам в дальнейшем изложении.
Еще мы хотели бы показать разницу между обработкой данных в формате электронных
таблиц, которые стали уже привычными для широкого круга пользователей, и возможностями
систем управления базами данных. Мы объясним также, когда следует от простого
способа работы с электронными таблицами перейти к более сложному приложению Access.
В дальнейшем вы убедитесь, что на самом деле не такое оно сложное, если уметь
пользоваться теми помощниками, которые представляет Access. Мы дадим краткий обзор
возможностей Access как системы управления реляционной базой данных, описание
ее рабочей среды, справочной системы и операций, связанных с открытием уже существующих
приложений Access и созданием нового файла базы данных.
- Работа с таблицами
-
Основные режимы работы с таблицами
- Создание
таблиц
-
Ввод и проверка данных
- Изменение внешнего
вида таблицы
- Использование
внешних данных
При
работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос,
как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными
средствами и, следовательно, имеют другой формат.
Access 2002 позволяет
решить эту проблему стандартным способом — путем импорта существующей
таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла,
созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access
(MDB). Естественно, что Access 2002 может также экспортировать данные
из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать
данные.
Однако Access является в этом смысле уникальной системой, т. к. она имеет еще
один способ использования данных, которые хранятся в других форматах. Система
позволяет присоединять таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access
и работать с ними в исходном формате. После создания связи базы данных с внешней
таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т.
е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access. При этом другие
пользователи могут использовать файл таблицы в своих приложениях. - Отбор
и сортировка записей с помощью запросов
-
Создание форм для ввода данных
Access
2002 позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя
для работы с данными с помощью форм. Формами называются настраиваемые
диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа.
Формы Access являются объектами базы данных, так же как таблицы и запросы. Формы
используются в приложении для ввода и отображения данных. Формами можно управлять
программно с помощью процедур на VBA.
Формы предоставляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах,
чем режим/Таблицы. Формы содержат так называемые элементы управления,
с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления
являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели,
списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE.
Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает
процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки.
Формы Access 2002
предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые
нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности
данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных
таблицах с помощью подчиненных форм. - Создание
и печать отчетов
|